La signature d’un mail, un élément clé de votre stratégie de communication
L’importance de la signature d’un mail professionnel ne doit pas être sous-estimée, c’est un élément clé de votre stratégie de communication En effet, cette dernière est souvent la première chose que le destinataire voit lorsqu’il reçoit un email professionnel. La signature d’un mail est donc un élément clé pour renforcer la crédibilité de l’expéditeur, améliorer la reconnaissance de la marque ou de l’entreprise et faciliter le suivi des communications.
La signature d'un mail professionnel, un élément clé de votre stratégie de communication
En 2019, 22,7 millions de Français se sont connectés à au moins un compte email chaque jour. L’email est donc le mode de communication principal dans le monde professionnel et peut fournir un véritable aperçu du professionnalisme des utilisateurs. C’est pourquoi la signature d’un email est importante pour renforcer l’image de votre entreprise. De plus, avec les services de messagerie professionnelle, vous pouvez ajouter une signature à chacun de vos emails.
Malheureusement, la signature d’un email est souvent négligée, mais elle représente une opportunité de renforcer votre stratégie de communication en entreprise. C’est pourquoi qu’il est recommandé de mettre en place une signature pour l’ensemble de vos collaborateurs, surtout quand on sait le nombre d’emails envoyés en moyenne par jour par une personne…
Les avantages d'une signature professionnelle
L’e-mail est un moyen de communication fréquent et efficace pour les professionnels pour communiquer avec leurs clients, prospects, fournisseurs, etc. Grâce à un taux d’ouverture élevé, les courriels permettent une identification rapide de l’expéditeur, ce qui est essentiel pour garantir la sécurité des échanges. De plus, les signatures d’un mail, sont comme une carte de visite virtuelle qui témoigne de votre professionnalisme.
C’est également une stratégique en matière de marketing : elles peuvent inclure des liens hypertextes renvoyant à votre site web, des boutons d’appel à l’action, informer vos destinataires d’une offre promotionnelle en cours, votre logo ou bien des bannières esthétiques par exemple. Tout en respectant la charte graphique de votre entreprise. Vous donnerez alors une grande valeur à votre message, c’est un élément clé de votre stratégie de communication.
Toutefois, sans une signature qui identifie votre entreprise, votre destinataire peut ne pas accorder une attention particulière à votre message et peut même ne pas comprendre que le message vient de vous.
Les éléments clés d'une signature professionnelle efficace
Voici trois avantages clés d’une signature professionnelle efficace :
- Crédibilité : une signature professionnelle claire et cohérente avec l’identité visuelle de votre entreprise peut renforcer la crédibilité de l’expéditeur auprès du destinataire. En incluant les informations pertinentes.
- Facilité de suivi : en incluant une signature dans tous vos emails, vous pouvez faciliter le suivi des communications pour le destinataire. Cela peut également aider à renforcer la reconnaissance de la marque ou de l’entreprise pour les futurs contacts.
- Reconnaissance de la marque : une signature cohérente avec l’identité visuelle de votre entreprise peut renforcer la reconnaissance de la marque auprès des destinataires. En utilisant les couleurs, les images et les polices associées à votre marque, vous pouvez renforcer l’association de votre entreprise avec votre signature dans l’esprit des destinataires.
Quelques conseils pour la création d'une signature professionnelle de qualité
- Ajoutez vos coordonnées : assurez vous d’inclure vos coordonnées de contact (nom, numéro de téléphone, adresse e-mail et adresse physique, fonction, Nom de l’entreprise, logo et lien vers le site web) pour faciliter les échanges avec vos destinataires.
- Adaptez votre contenu : Une signature courte a plus de chances de faire de l’effet qu’une signature longue, qui peut ne pas attirer l’attention. Votre signature doit être concise et claire, en gardant à l’esprit que c’est avant tout une signature. Il est recommandé de ne pas dépasser 3 à 4 lignes de texte.
- Il est important d’intégrer un « Call to Action » dans votre signature mail. Cela peut rediriger vers un dernier article publié, une plateforme pour gérer des rendez-vous, ou un lien pour des offres en ligne. Cela peut considérablement améliorer votre stratégie de contenu.
- Incluez des liens vers vos réseaux sociaux et site web : cela permettra à vos destinataires de se tenir informés de votre activité en ligne et de vous suivre plus facilement.
- Personnalisez votre signature : ajoutez une citation ou une phrase d’accroche pour personnaliser votre signature et la faire ressortir.
Suite - Les éléments clés d'une signature professionnelle efficace
- Mettez en avant vos certifications ou accomplissements pertinents. Cela renforcera votre image d’expert et votre crédibilité professionnelle.
- Utilisez le format HTML pour une meilleure visualisation dans toutes les boîtes mails et pour une plus grande flexibilité.
- Il est crucial de veiller à ce que votre signature de courrier électronique soit adaptable à tous les formats digitaux. Une signature qui ne s’affiche pas correctement sur les mobiles ou les tablettes peut poser des problèmes. Il est donc important d’ajuster le design et le contenu pour s’assurer qu’ils s’affichent de manière optimale.
- Une signature d’e-mail cohérente avec votre équipe : Une signature d’e-mail professionnelle peut renforcer votre image professionnelle auprès de vos interlocuteurs. Cependant, si un client communique avec plusieurs membres de l’équipe et qu’ils ont des signatures différentes, cela peut nuire à votre crédibilité. Il est donc important d’avoir une signature d’e-mail cohérente avec la charte graphique de l’entreprise pour unifier les signatures de tous les collaborateurs.
- Testez votre signature : assurez vous que votre signature est correctement formatée et s’affiche correctement sur différents appareils et plateformes de messagerie avant de la mettre en production.
Voici des exemples de signature de mail : lien
La signature d’un email professionnel joue un rôle clé dans la communication professionnelle. Elle est un élément de présentation important qui permet aux destinataires de savoir à qui ils ont affaire et de renforcer la crédibilité de l’expéditeur. Aussi, la signature email permet également de renforcer la reconnaissance de la marque et d’inciter les destinataires à interagir davantage avec l’entreprise. Si elle est optimale et bien conçue, elle peut considérablement renforcer la puissance de vos campagnes marketing et améliorer votre image de marque. C’est pourquoi qu’il est donc judicieux de consacrer une attention particulière à cet outil souvent sous-estimé.